Die E-Mail-Signatur
Die Absenderangaben (Signatur) in der E-Mail ist oft die einzige Möglichkeit, die Absender*innen klar und eindeutig zu identifizieren. Deshalb werden an ihren Inhalt und ihre Form ganz bestimmte Anforderungen gestellt.
In ihrer tagesaktuellen Fassung stellen die Inhalte des Online-Portals „Daimler Brand & Design Navigator“ die verbindlichen Regeln des Corporate Design von Daimler dar, die für alle namenstragenden Gesellschaften bindend sind: Corporate Design-Richtlinie A 33.1 (nur intern abrufbar).
E-Mail Signatur
Bürokommunikation, die früher auf Briefpapier abgewickelt wurde, wird heute schnell und effektiv per E-Mail erledigt. Seit dem 01. Januar 2007 ist durch § 80 Abs. 1 Aktiengesetz klargestellt, dass auch E-Mails Geschäftsbriefe im rechtlichen Sinne sein können und deshalb bestimmte handelsrechtliche Pflichtangaben zur Gesellschaft enthalten müssen. Die formalen Anforderungen an die Signatur in geschäftlichen E-Mails sollten auch auf mobilen Endgeräten entsprechend beachtet werden.
Weitere Informationen zu den formalen Anforderungen an die Signatur in geschäftlichen E-Mails erhalten Sie im Design ManualDesign Manual
Die Sammlung aller Gestaltungsrichtlinien eines Unternehmens. Bei Daimler stellt der Brand & Design ... „Elektronische Korrespondenz“ der UnternehmensmarkeUnternehmensmarke
Die Gesamtheit aller kulturellen und physischen Merkmale einer Organisation einschließlich ihrer ... Daimler:
E-Mails mit rechtserheblichen Erklärungen oder Informationen an Kunden, Lieferanten oder Behörden, müssen als „elektronische Geschäftsbriefe“ die gesetzlich vorgeschriebene Nennung von Gesellschaftsnamen mit Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer, Aufsichtsratsvorsitzendem und Vorstandsmitgliedern zwingend enthalten. Diese Angaben können als Ausnahme in internen oder informellen E-Mails an Kolleg*innen im Unternehmen oder an Mitarbeiter*innen in anderen Unternehmen der Daimler AG oder Daimler Mobility AG und ihrer Tochtergesellschaften entfallen.
Die Pflichtangaben zur Gesellschaft einschließlich der aktuellen Vorstandsleiste der Daimler Mobility AG sind im Programm „Outlook“ automatisch hinterlegt und werden den E-Mails manuell angehängt, wenn unter dem Reiter „Nachricht“ im Feld „Pflichtangaben“ auf das Paragraphen-Symbol [§] geklickt und dann die entsprechende Auswahl getroffen wird. Die Fußleiste für geschäftliche E-Mails mit allen rechtlich relevanten Unternehmensangaben gilt beim Einsatz mobiler Endgeräte entsprechend.
E-Mail-Signatur für Mitarbeiter*innen der Daimler Mobility AG
Folgendes Beispiel dient lediglich als Orientierung im Umgang mit den Absenderangaben und gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben in der Fußleiste:
Beschreibung | Beispielangaben |
Grußformel | Mit freundlichen Grüßen / Kind regards, |
Vorname, Nachname | Max Mustermann |
Ebenenbezeichnung | Senior Manager HR Processes |
Bereichsbezeichnung (Langform aus EOD-Datenbank) | Processes & Systems |
Unternehmensname mit Rechtsform | Daimler Mobility AG |
Hauspost-Code (HPC) | 098-0123 |
Postleitzahl/Ort/Land | 70320 Stuttgart, Germany |
Telefon | Phone +49 7 11 25 74-12 34 |
Fax | Fax +49 7 11 25 74-56 78 |
Mobil | Mobile +49 1 76-12 34 56 78 |
max.mustermann@daimler.com | |
optional | Link-URL/Erreichbarkeit |
handelsrechtliche Pflichtangaben gemäß § 80 Abs. 1 AktG | (automatisch generiert und manuell angehängt) |
Abwesenheitsnotiz
Bei der Abwesenheitsnotiz handelt es sich um eine automatisch versendete Standardnachricht, die im E-Mail-Programm „Outlook“ eingerichtet wird.
Weitere Informationen zu den formalen Anforderungen an die Abwesenheitsnotiz erhalten Sie im Design Manual „Elektronische Korrespondenz“ der Unternehmensmarke Daimler:
MEHR ERFAHRENDie Abwesenheitsnotiz sollte kurz und informativ formuliert sein. Zum einen sollte der Empfänger/die Empfänger*in über die Dauer der Abwesenheit informiert werden, zum anderen sollten in der Abwesenheitsnotiz Angaben über weitere zuständige Ansprechpartner*innen oder die verfügbare Vertretung im Unternehmen aufgeführt werden. Dabei ist zu beachten, dass neben Telefonnummer und E-Mail-Adresse auch die Erreichbarkeit der Vertretung angegeben ist, wenn sie von der regelmäßigen Arbeitszeit abweicht.
Anbieter/Datenschutz
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Mercedesstraße 120
70372 Stuttgart
Tel.: +49 711 17 0
E-Mail: dialog@daimler.com
Vertreten durch den Vorstand: Ola Källenius (Vorsitzender), Martin Daum, Renata Jungo Brüngger, Wilfried Porth, Markus Schäfer, Britta Seeger, Hubertus Troska, Harald Wilhelm
Vorsitzender des Aufsichtsrats: Manfred Bischoff
Handelsregister beim Amtsgericht Stuttgart, Nr. HRB 19360
Umsatzsteueridentifikationsnummer: DE 81 25 26 315
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