Elektronische Korrespondenz

E-Mail Signatur

Bürokommunikation, die früher auf Briefpapier abgewickelt wurde, wird heute schnell und effektiv per E-Mail erledigt. Seit dem 01. Januar 2007 ist durch § 80 Abs. 1 Aktiengesetz klargestellt, dass auch E-Mails Geschäftsbriefe im rechtlichen Sinne sein können und deshalb bestimmte handelsrechtliche Pflichtangaben zur Gesellschaft enthalten müssen. Die formalen Anforderungen an die Signatur in geschäftlichen E-Mails sollten auch auf mobilen Endgeräten entsprechend beachtet werden.

E-Mails mit rechtserheblichen Erklärungen oder Informationen an Kunden, Lieferanten oder Behörden, müssen als „elektronische Geschäftsbriefe“ die gesetzlich vorgeschriebene Nennung von Gesellschaftsnamen mit Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer, Aufsichtsratsvorsitzendem und Vorstandsmitgliedern zwingend enthalten. Diese Angaben können als Ausnahme in internen oder informellen E-Mails an Kolleg*innen im Unternehmen oder an Mitarbeiter*innen in anderen Unternehmen der Daimler AG oder Daimler Mobility AG und ihrer Tochtergesellschaften entfallen.

Fußleiste mit handelsrechtlichen Pflichtangaben und aktueller Vorstandsleiste der Daimler Mobility AG (Stand 01. Januar 2020)

Die Pflichtangaben zur Gesellschaft einschließlich der aktuellen Vorstandsleiste der Daimler Mobility AG sind im Programm „Outlook“ automatisch hinterlegt und werden den E-Mails manuell angehängt, wenn unter dem Reiter „Nachricht“ im Feld „Pflichtangaben“ auf das Paragraphen-Symbol [§] geklickt und dann die entsprechende Auswahl getroffen wird. Die Fußleiste für geschäftliche E-Mails mit allen rechtlich relevanten Unternehmensangaben gilt beim Einsatz mobiler Endgeräte entsprechend.

E-Mail-Signatur für Mitarbeiter*innen der Daimler Mobility AG

Folgendes Beispiel dient lediglich als Orientierung im Umgang mit den Absenderangaben und gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben in der Fußleiste:

Abwesenheitsnotiz

Bei der Abwesenheitsnotiz handelt es sich um eine automatisch versendete Standardnachricht, die im E-Mail-Programm „Outlook“ eingerichtet wird.

Die Abwesenheitsnotiz sollte kurz und informativ formuliert sein. Zum einen sollte der Empfänger/die Empfänger*in über die Dauer der Abwesenheit informiert werden, zum anderen sollten in der Abwesenheitsnotiz Angaben über weitere zuständige Ansprechpartner*innen oder die verfügbare Vertretung im Unternehmen aufgeführt werden. Dabei ist zu beachten, dass neben Telefonnummer und E-Mail-Adresse auch die Erreichbarkeit der Vertretung angegeben ist, wenn sie von der regelmäßigen Arbeitszeit abweicht.

Muster-Abwesenheitsnotiz in Deutsch bzw. Englisch