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In ihrer tagesaktuellen Fassung stellen die Inhalte des Online-Portals „Daimler Brand & Design Navigator“ die verbindlichen Regeln des Corporate Design von Daimler dar, die für alle namenstragenden Gesellschaften bindend sind: Corporate Design-Richtlinie A 33.1 (nur intern abrufbar).

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Die E-Mail-Signatur

Die Absenderangaben (Signatur) in der E-Mail ist oft die einzige Möglichkeit, die Absender*innen klar und eindeutig zu identifizieren. Deshalb werden an ihren Inhalt und ihre Form ganz bestimmte Anforderungen gestellt.

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21. Januar 2020
2002

Elektronische Korrespondenz

E-Mail Signatur

Bürokommunikation, die früher auf Briefpapier abgewickelt wurde, wird heute schnell und effektiv per E-Mail erledigt. Seit dem 01. Januar 2007 ist durch § 80 Abs. 1 Aktiengesetz klargestellt, dass auch E-Mails Geschäftsbriefe im rechtlichen Sinne sein können und deshalb bestimmte handelsrechtliche Pflichtangaben zur Gesellschaft enthalten müssen. Die formalen Anforderungen an die Signatur in geschäftlichen E-Mails sollten auch auf mobilen Endgeräten entsprechend beachtet werden.

Weitere Informationen zu den formalen Anforderungen an die Signatur in geschäftlichen E-Mails erhalten Sie im Design ManualDesign Manual
Die Sammlung aller Gestaltungsrichtlinien eines Unternehmens. Bei Daimler stellt der Brand & Design ...
„Elektronische Korrespondenz“ der UnternehmensmarkeUnternehmensmarke
Die Gesamtheit aller kulturellen und physischen Merkmale einer Organisation einschließlich ihrer ...
Daimler:

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E-Mails mit rechtserheblichen Erklärungen oder Informationen an Kunden, Lieferanten oder Behörden, müssen als „elektronische Geschäftsbriefe“ die gesetzlich vorgeschriebene Nennung von Gesellschaftsnamen mit Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer, Aufsichtsratsvorsitzendem und Vorstandsmitgliedern zwingend enthalten. Diese Angaben können als Ausnahme in internen oder informellen E-Mails an Kolleg*innen im Unternehmen oder an Mitarbeiter*innen in anderen Unternehmen der Daimler AG oder Daimler Mobility AG und ihrer Tochtergesellschaften entfallen.

Fußleiste mit handelsrechtlichen Pflichtangaben und aktueller Vorstandsleiste der Daimler Mobility AG (Stand 01. Januar 2020)

Die Pflichtangaben zur Gesellschaft einschließlich der aktuellen Vorstandsleiste der Daimler Mobility AG sind im Programm „Outlook“ automatisch hinterlegt und werden den E-Mails manuell angehängt, wenn unter dem Reiter „Nachricht“ im Feld „Pflichtangaben“ auf das Paragraphen-Symbol [§] geklickt und dann die entsprechende Auswahl getroffen wird. Die Fußleiste für geschäftliche E-Mails mit allen rechtlich relevanten Unternehmensangaben gilt beim Einsatz mobiler Endgeräte entsprechend.

E-Mail-Signatur für Mitarbeiter*innen der Daimler Mobility AG

Folgendes Beispiel dient lediglich als Orientierung im Umgang mit den Absenderangaben und gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben in der Fußleiste:

Beschreibung Beispielangaben
Grußformel Mit freundlichen Grüßen / Kind regards,
Vorname, Nachname Max Mustermann
Ebenenbezeichnung Senior Manager HR Processes
Bereichsbezeichnung (Langform aus EOD-Datenbank) Processes & Systems
Unternehmensname mit Rechtsform Daimler Mobility AG
Hauspost-Code (HPC) 098-0123
Postleitzahl/Ort/Land 70320 Stuttgart, Germany
Telefon Phone +49 7 11 25 74-12 34
Fax Fax +49 7 11 25 74-56 78
Mobil Mobile +49 1 76-12 34 56 78
E-Mail max.mustermann@daimler.com
optional Link-URL/Erreichbarkeit
handelsrechtliche Pflichtangaben gemäß § 80 Abs. 1 AktG (automatisch generiert und manuell angehängt)

Abwesenheitsnotiz

Bei der Abwesenheitsnotiz handelt es sich um eine automatisch versendete Standardnachricht, die im E-Mail-Programm „Outlook“ eingerichtet wird.

Weitere Informationen zu den formalen Anforderungen an die Abwesenheitsnotiz erhalten Sie im Design Manual „Elektronische Korrespondenz“ der Unternehmensmarke Daimler:

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Die Abwesenheitsnotiz sollte kurz und informativ formuliert sein. Zum einen sollte der Empfänger/die Empfänger*in über die Dauer der Abwesenheit informiert werden, zum anderen sollten in der Abwesenheitsnotiz Angaben über weitere zuständige Ansprechpartner*innen oder die verfügbare Vertretung im Unternehmen aufgeführt werden. Dabei ist zu beachten, dass neben Telefonnummer und E-Mail-Adresse auch die Erreichbarkeit der Vertretung angegeben ist, wenn sie von der regelmäßigen Arbeitszeit abweicht.

Muster-Abwesenheitsnotiz in Deutsch bzw. Englisch

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