E-Mail Briefverkehr

Bürokommunikation, die früher auf Briefpapier abgewickelt wurde, wird heute schnell und effektiv per E-Mail erledigt. Seit dem 01. Januar 2007 ist durch § 80 Abs. 1 Aktiengesetz klargestellt, dass auch E-Mails Geschäftsbriefe im rechtlichen Sinne sein können und deshalb bestimmte handelsrechtliche Pflichtangaben zur Gesellschaft enthalten müssen. Die formalen Anforderungen an die Signatur in geschäftlichen E-Mails sollten auch auf mobilen Endgeräten entsprechend beachtet werden.

E-Mails mit rechtserheblichen Erklärungen oder Informationen an Kunden, Lieferanten oder Behörden, müssen als „elektronische Geschäftsbriefe“ die gesetzlich vorgeschriebene Nennung von Gesellschaftsnamen mit Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer, Aufsichtsratsvorsitzendem und Vorstandsmitgliedern zwingend enthalten. Diese Angaben können als Ausnahme in internen oder informellen E-Mails an Kolleg*innen in anderen Unternehmen der Daimler AG und ihrer Tochtergesellschaften entfallen.

Fußleiste mit handelsrechtlichen Pflichtangaben und aktueller Vorstandsleiste (Stand 23.05.2019)

Formale Anforderungen an die Signatur in geschäftlichen E-Mails

Die HausschriftHausschrift
Die Schrift, mit denen sich ein Unternehmen nach außen und innen identifiziert und präsentiert. Bei ... Daimler CS sollte im E-Mail-Schriftverkehr nicht eingesetzt werden, da diese Schriftart auf den Zielrechnern außerhalb der Daimler AG nicht vorinstalliert ist und deshalb Schriftbild, Zeilenumbrüche etc. verändert werden. Im Programm Outlook ist die Schriftart Calibri (11 pt) per Werkseinstellung automatisch voreingestellt. Diese Systemschrift zeichnet sich durch eine hohe technische betriebssystemübergreifende Kompatibilität aus und ermöglicht einen neutralen Datentransfer zwischen Softwareprogrammen auf verschiedenen Endgeräten.

Auszeichnungen in Farbe, fettem und/oder kursivem SchriftschnittSchriftschnitt
Schriftvariante innerhalb einer Schriftfamilie, z.B. kursiv, normal, halbfett, fett oder extrafett. sowie Faksimile-Unterschriften sind nicht vorgesehen. Auch das Daimler UnternehmenszeichenUnternehmenszeichen
Es kann aus einem bildhaften Zeichen, einem Wort oder einer Kombination aus Wort und Bild bestehen. ... wird in der Signatur nicht verwendet sondern als Text wiedergegeben. Die richtige Schreibweise von Telefon- und Faxnummern sieht die Trennung der Ziffern in Zweierschritten von rechts nach links vor.

Der E-Mail Disclaimer („Wenn diese Mail nicht für Sie bestimmt ist ...“) sollte nicht manuell in die Signatureinstellungen aufgenommen werden. Er wird bei externen E-Mails automatisch systemseitig in Englisch hinzugefügt. In der internen Kommunikation ist der Hinweis nicht notwendig.

Die E-Mail Signatur sollte möglichst auf Englisch angelegt sein. Dabei handelt es sich um keine explizite Regel, sondern vielmehr um eine praktische Orientierung im beruflichen Alltag, die die Signatur fremdsprachigen Empfänger*innen bieten sollte. Selbstverständlich ist die Verwendung deutscher Begriffe regelkonform. 

Optional können in die E-Mail-Signatur auch Angaben zur Erreichbarkeit angegeben werden, wenn die Mitarbeiter*innen z. B. in Teilzeit arbeitet (Erreichbar von Montag bis Mittwoch von 08:00 bis 17:00 Uhr/Available from Monday to Wednesday from 8.00 a.m. to 5.00 p.m.).

Die Pflichtangaben zur Gesellschaft einschließlich der aktuellen Vorstandsleiste der Daimler AG sind im Programm „Outlook“ automatisch hinterlegt und werden den E-Mails manuell angehängt, wenn unter dem Reiter „Nachricht“ im Feld „Pflichtangaben“ auf das Paragraphen-Symbol [§] geklickt und dann die entsprechende Auswahl getroffen wird. Die Fußleiste für geschäftliche E-Mails mit allen rechtlich relevanten Unternehmensangaben gilt beim Einsatz mobiler Endgeräte entsprechend.

Beispiel für E-Mail Signatur von Mitarbeiter*innen der Daimler AG

Folgendes Beispiel dient lediglich als Orientierung im Umgang mit den Absenderangaben und gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben in der Fußleiste:

Abwesenheitsnotiz

Bei der Abwesenheitsnotiz handelt es sich um eine automatisch versendete Standardnachricht, die im E-Mail-Programm Outlook eingerichtet wird.

Die Abwesenheitsnotiz sollte kurz und informativ formuliert sein. Zum einen sollten die Empfänger*innen über die Dauer der Abwesenheit informiert werden, zum anderen sollten in der Abwesenheitsnotiz Angaben über weitere zuständige Ansprechpartner*innen oder die verfügbare Vertretung im Unternehmen aufgeführt werden. Dabei ist zu beachten, dass neben Telefonnummer und E-Mail-Adresse auch die Erreichbarkeit der Vertretung angegeben ist, wenn sie von der regelmäßigen Arbeitszeit abweicht.

Muster-Abwesenheitsnotiz in Deutsch bzw. Englisch

Die Abwesenheitsnotiz ist in der Regel zweisprachig angelegt und wird aus der Systemschrift Calibri (11 pt) gesetzt. Es sind keine Auszeichnungen durch unterschiedliche Schriftarten oder Farbe zugelassen.

Neben der allgemeinen Abwesenheitsnotiz steht zusätzlich die Funktion „Mail on Holiday“ zur Verfügung. Durch das Schalten von „Mail on Holiday“ während des Urlaubs werden eingehende E-Mails gelöscht und die Absender erhalten eine besondere Abwesenheitsnotiz. Weitere Detailinformationen zum Aktivieren dieser nur im Programm Outlook verfügbaren Funktion sowie Fragen und Antworten können im Daimler Social IntranetIntranet
Ein Computer-Netzwerk für einen geschlossenen Nutzerkreis innerhalb eines Unternehmens oder einer ... unter dem Portal-Code @MailonHoliday abgerufen werden.